記憶があてにならないので記録に頼ろうと思う・・・。仕事編

小さなノートを持ち歩くことにしました。

職場全体の仕事などやることが残っている場合、忘れ去らないためにメモを取って持ち歩くことにしました。

あれ〜？これってどうだっけ？

少し前に打ち合わせなどで決まったことなど忘れしまうことが多々あります。急に、あの時の打ち合わせで決めた通り・・と言われても・・「ん？どうだったっけなぁ・・・。」記憶の引き出しに鍵がかかっているのか、記憶の紐がちぎれているのか、キレイさっぱり忘れていて思い出せません。メモは取ってあるので資料を紐解いていけばわかるんですが、時間がかかります。そもそもメモを取った時点で記憶からは消して良いと思っているので、すべては覚えている必要はないと思っています。（開き直りっぽいですが・・・。）

記録を残そう！

何か決めたり、誰かにお願いしたり。覚えなくちゃいけないことはたくさんあるんですが、覚えきれないんです。記憶力の良い方なら全て覚えられると思うんですが、ぼくは覚えきれません。決めたことや誰かにお願いしたこともメモを取ってあとから調べられれば良いと思うんです。そこで記録を残すことにしました。

ジブン手帳の週間ページなどでは書ききれないかも。

せっかくジブン手帳を使っているのでうまく使えないかとか、手帳は1冊で済ませたいなとか思っていました。職場全体の案件などを書きたいと思うと、週間ページでは書ききれない気がします。週を超えて仕掛かるものもあるし。「IDEA」の分冊を使えば十分書くことはできます。でも・・・。

いつでも持ち歩けるノートがよいのでは？

ちょっと小さめのノートにして、いつでも持ち歩けるものが良いと思うんです。そこにメモを書いておき、持ち歩けば何か聞かれてもすぐに答えられるし、仕掛かりのものなどもすぐに確認できると思うんです。

早速先週末から実行してみました。

まずは今日の日付を書き込みます。

冒頭に本日の日付を書き込みました。目立たせるために蛍光ペンでアンダーラインを引きました。これでいつ書いたメモなのかが一目瞭然となります。日にちが変わったら新しいページを使うようにしました。

仕掛かり案件の管理に関しては良好！

仕掛かりにはメモの頭にチェックボックスをつけて、完了したらチェックをつけることにしました。その時に話題に上った完了案件もチェックボックスを塗りつぶして書き込みました。仕掛かり案件が見えるようになり、ミーティングなどで状況を確認したり、都度フォローができるようになりました。とっても効果があります。と思っていたら・・問題が出てきました。

打ち合わせメモを書いてみたら問題が・・・。

小さなノートなら持ち歩くのも便利だし、パラパラと見返せば振り返ることもできると思って、打ち合わせのメモも書き込みました。でもこれがのちのち問題になるんです。

チェックボックスが空白の仕掛かり案件がうもれていく〜・・・。

約1週間で17ページほど書き込みました。ノートの最初の方に書かれた仕掛かり案件からチェックしていきますが、ペラペラとページをめくりながら・・仕掛かり案件を見つけにくいなぁ・・なんて思ってページを送りました。仕掛かり案件の数にかかわらず探しにくくなってしまいました。仕掛かりなのに仕掛かりだと認識しないようだと、処理漏れが発生してしまいます。

たくさんのことを書き込むためにはどうしたら良いのか？

ノートを大きくすれば1ページに書き込める量が増えるので、パラパラとたくさんのページを見る必要がなくなるかも。と思ってみたものの、そもそもの目的である持ち歩きのし易さがなくなってしまいます。仕事着のポケットに入らなくなってしまいます。そうなると持ち歩かなくなり・・意味がなくなります。

書くことを制限したら・・でも何を記録したら良いんだろう・・・。

じゃぁ・・書くことを制限して書き込む量を減らしたらどうか？と考えました。必要最低限のことを書くとしたら、何を記録したら良いのだろう。と考えてみました。
会議の議事録的なことを書くのをやめて、出席者、会議で決まったこと、やるべきことなどに絞ったらどうだろう？この年になって恥ずかしいんですが、会議に出席すると・・つい・・ホワイトボードの内容を丸写ししてみたり、誰かの発言をメモってみたり。たくさんのことをノートに書き込んでしまうんです。本来であれば、問題点と決めたこと、やらなくちゃいけないことを書けば良いと思うんです。この部分が改善できれば書く量を減らすことができそうです。

会議で出された問題点、決まったこと、やるべきことに絞って書き込みをしてみよう！

会議で何かを決めるにはそこに至る過程も大事だと思います。なんでそうなったのか？どうしてそう決めたのか？を振り返ることもあります。そういうときのためにも会議でのノートは別にしたほうが良いかもしれません。で、決まったこと、やらなくちゃいけないことだけ抜粋してすぐに確認できるようにする。抜粋したことをA6のノートに書き込む。なんて方法が良さそう。まずはこんなやり方ができないかやってみようと思います。

仕掛かり案件を週末などにレビューして整理できないか？

仕掛かり案件が埋もれてわからなくなっちゃうのはノートの取り方を変えても仕掛かり案件が増えたり、仕掛かり案件が長期間残ると変わらないと思います。そこで、週次レビューを行って、整理して違うページに転記してみてはどうかと思っています。1週間の振り返りもできるし、メリットがありそうです。あれ？これってGTDの手法にありましたね。ちょっと形は違いますが・・・。

検索する方法はないかなぁ・・・。

こういうアナログ管理はデーターを入力するのは楽なんですが、検索が大変なんですよね。いかに検索をできるようにするか？が課題です。
DTGを実践しようとOmni Focusなどを使ってプロジェクト管理を電子的に行おうとしたことがあります。何度も挑戦していますが、なかなかうまくいきません。勤め先からクラウドサーバーへアクセスできないのが大きな原因だとも思いますが、そんなに大きなプロジェクトに入れられない案件があると、なんでも入れられるプロジェクトを作っちゃうんです。そうなるとなんでもそこに入れるようになってしまって。また、iPhoneやiPadでの入力が面倒で、後回しになってしまって結局入力し忘れちゃうというようなこともありました。アナログだと並べ替えとか検索には弱いですが、入力は簡単です。この部分はアナログ管理の良いところだと思います。
アナログによる管理とデジタルでの管理の共存を考えても良いかもしれません。エバーノートのような仕組みもあるし、環境は整っていますよね。このあたりも今後の課題です。